MAKALAH
MANAJEMEN
PROYEK
SOFTWARE
DAN TOOLS UNTUK MANAJEMEN PROYEK
Disusun
Dalam Rangka Memenuhi Tugas Manajemen Proyek
Disusun
Oleh
Kelompok
8 :
1.
Didik
Prayitno (2013 53 129)
2.
Laily
Cholis Maulida (2014 53 065)
3.
Afifatun
Ni’mah (2014 53 093)
FAKULTAS TEKNIK PROGDI SISTEM
INFORMASI
UNIVERSITAS MURIA KUDUS
2016
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Pada
dasarnya PM software sangat berguna
bagi sebuah organisasi untuk mengontrol sekaligus memonitor operasi dasar
sebuah organisasi dari awal hingga akhir. Yang meliputi konsep awal,
perencanaan, pembagian tugas maupun pelaksanaan tugas, memonitor kendala yang
terjadi hingga mengevaluasi hasil akhir sebuah project atau program yang telah
dilaksanakan. Dengan menggunakan PM
Software, seorang manajer dapat mengontrol detail aktifitas harian karyawan
dengan seksama.
Tapi
pada fakta lapangan, PM Software
jarang digunakan oleh manajer sebuah organisasi karena banyak kendala. Meski PM Software tersedia dalam berbagai
harga dan fasilitas yang ditawarkan, PM
Software tetap lebih mahal dibanding software
kantoran lainnya misal text editor, spreadsheet, database dan software
presentasi. Disamping itu, hanya sedikit orang yang mengerti tentang penggunaan
PM Software secara efektif.
B. RUMUSAN MASALAH
Adapun
rumusan masalah berdasarkan latar belakang masalah diatas adalah sebagai
berikut :
1.
Apa kegunaan PM Software
2.
Pemilihan PM Software
3.
Apa saja contoh PM Softrware
4.
Cara pembagian project dan PM Software
5.
Apa yang dimaksud dengan Microsoft Project
C. TUJUAN
Adapun
tujuan berdasarkan rumusan masalah diatas adalah sebagai berikut :
1.
Mengetahui kegunaan PM Software
2.
Pemilihan PM Software
3.
Contoh PM Softrware
4.
Pembagian project dan PM Software
5.
Maksud dari Microsoft Project
BAB II
PEMBAHASAN
A. PEGERTIAN PM SOFTWARE
PM Software
atau bisa juga disebut sebagai proyek manajemen perangkat lunak merupakan aktifitas perancangan dan pengontrolan membuat
prangkat lunak dalam jangka waktu tertentu untuk memenuhi kebutuhan.
Dalam pembangunan proyek prangkat lunak pastinya ada hal-hal
yang menentukan apakah proyek akan berjalan dengan yang diharapkan sehingga
menghasilkan kwalitas yang baik. Bagian penting tersebut adalah Proyek Manajeman
Perangkat lunak.
B. KEGUNAAN PM SOFTWARE
Ada
banyak kegunaan PM software, penyusun
akan memberi 4 contoh kegunaan PM
Software yang umum digunakan, antara lain :
1.
Memudahkan sebuah organisasi dalam
pembuatan rangkaian kerja tanpa harus menyusun secara manual.
2.
Dapat menggunakan PND (Project Network Diagram) untuk
mengontrol berjalannya sebuah proyek dan constraints terhadap jadwal, sumber
daya serta ruang lingkup.
3.
Penjadwalan, biaya serta penghitungan
waktu kerja lebih mudah di buat.
4.
Komunikasi serta koordinasi dalam sebuah
multi proyek lebih dipermudah
Dari
4 contoh diatas bisa disimpulkan bahwa PM
Software hanya terfokus pada pelaksanaan sebuah proyek, tanpa adanya fungsi
lain. sehingga banyak organisasi tidak menyediakan PM Software pada jaringan komputernya. Dan karena tidak adanya
standar dalam penggunaannya, seorang manajer bebas untuk memilih untuk
menggunakan ataupun tidak menggunakan PM
Software kecuali diberlakukan standar untuk menggunakan PM Software pada sebuah organisasi atau
sebuah proyek.
Kendala lain
jarang digunakannya PM Software
karena hanya sedikit orang yang mengerti dan bersedia menguasai PM Software. Bisa diartikan jika seorang
manajer harus kehilangan banyak waktunya mempelajari PM Software daripada tugas utamanya sebagai seorang pemimpin sebuah
proyek. Oleh karenanya, keputusan untuk pemakaian PM Software dikembalikan kepada pimpinan sebuah proyek dalam
memilih Software yang cocok.
C. PEMILIHAN PM SOFTWARE
Pemilihan
PM Software bisa menjadi subyektif
tergantung dari pimpinan proyek maupun pengguna software. Tapi ada beberapa poin yang bisa dipertimbangkan, antara
lain :
1.
Menetapkan ukuran sebuah proyek. Proyek
kecil lebih cocok menggunakan PM Software
yang lebih sederhana dan tidak terlalu canggih
2.
Penggunaan PM Software yang mudah agar efektifitas waktu pembelajaran lebih
meningkat.
3.
Lihat fasilitas yang ditawarkan dalam
sebuah PM Software. Secara umum
antara lain :
a.
Dalam laporan maupun penjadwalan,
terdapat fasilitas Gantt Chart
b.
Dalam laporan maupun penjadwalan,
terdapat Analisa PERT
c.
Network
process planning (utk. critical path, AON)
d.
Perancangan jadwal kerja berbasis
kalender
e.
Fungsi-fungsi khusus dalam penyususnan
laporan : jadwal, alokasi sumberdaya, cash
flow, presentase penyelesaian, dll
f.
Koneksi online semisal dengan email,
web maupun fasilitas online lainnya.
4.
Harga yang ditawarkan dan meninjau
lisensi. Apakah untuk perorangan, organisasi atau open source.
5.
Untuk multi proyek, adanya sentralisasi database.
6.
Adanya pelatihan maupun fasilitas yang
menunjang dari penyedia PM Software
yang bersangkutan. Contoh : http://www.phprojekt.com software ini menggunakan konfigurasi php, apache server dan MySQL
database dalam penggunaannya.
Pada
dasarnya PM Software hanya sebagai pendukung
dalam pelaksanaan sebuah proyek, penunjang koordinasi, informasi dan komunikasi
antar bagian dalam tim proyek, bukan, suatu prosedur standar. Maka seorang
pemimpin proyek bisa lebih bijak memilih PM
Software yang tepat agar tidak terlarut dalam penggunaan PM Software yang dapat berdampak pada
kontak dengan tim proyek yang sedang dalam masa penyelesaian.
D. BEBERAPA CONTOH PM SOFTWARE
Pada
sebuah survey yang bernama “Tools of the
Trade : a Survey of Project Management Tools” Project Management Journal
September 1998, merilis beberapa contoh PM
Software yang paling sering digunakan. Antara lain :
1.
Microsoft Project
2.
Primavera: Project Plan, Sure Track
3.
Microsoft Excel (dengan fasilitas dan
features yang dimiliki seperti halnya formula untuk perhitungan parameter untuk
analisa PERT, dan juga tersedianya fasilitas pembuatan bagan maupun grafik)
4.
Project Workbench
5.
Time Line
6.
Project Scheduler
7.
Artemis
8.
CA-SuperProject
9.
Fas Tracs (karena kemudahan dan
fasilitas yang menunjang, PM Software ini banyak digunakan dalam proyek-proyek
sederhana)
PM Software
diatas didaftar dan dinilai dari kemudahan penggunaan, ketepatan, tampilan
bagan serta format data.
E. PEMBAGIAN PROYEK DAN PM SOFTWARE
Pemilihan
PM Software yang juga dipengaruhi
oleh besar kecilnya sebuah proyek. hal ini akan dibahas menjadi pembagian
proyek yang terdiri dari :
1.
Proyek Kecil
PM Software pada proyek
kecil dalam sebuah unit funsional harus memenuhi fungsionalitas antara lain Plan,
Schedule, dan Durations (Gantt
and PERT Charts). Contoh PM
Software untuk proyek kecil dengan harga dibawah Rp. 2 juta :
a. TurboProject
b. Milestone Simplicity
c. Project Vision
d. QuickGantt
e. Primavera Sure Trak, dan
f. Fas Tracs
2.
Proyek Besar dengan
Koordinasi
Pada proyek yang lebih besar
dengan koordinasi atau melibatkan lebih dari satu unit fungsionalitas antara
manajemen dengan sponsor, client serta manajer proyek diperlukan fungsi
penjadwalan atau planning, simulasi
proyek, Rescheduling dan optimalisasi
bila ada perubahan, estimasi biaya dan waktu, dan diagram jaringan kerja.
Contoh PM Software untuk proyek besar
dengan koordinasi dengan harga antara Rp 5 juta sampai 15 juta seperti :
a.
Microsoft Project
b.
Primavera Sure Trak
3.
Multi Proyek
Multi proyek menggunakan koordinasi
berbagai proyek atau sub-proyek yang menggunakan sumber daya pengelolaan proyek
secara keseluruhan, protokol dalam planning
dan tracking, konsistensi dalam roll-up biaya, dapat mengidentifikasi
konflik-konflik sumberdaya (skala prioritas), perhitungan biaya secara detail,
dapat memanajemen risiko. PM Software
yang mendukung multi proyek dengan harga mulai 10 juta hingga tak terhingga
antara lain :
a.
MS-Project (dengan Microsoft
Project Central),
b.
Primavera Project Planner,
c.
Open Plan
d.
Cobra
e.
Enterprise PM
f.
Micro Planner X-Pert.
F. MICROSOFT PROJECT
Microsoft
Project atau biasa disingkat MS-Project adalah sebuah PM Software yang memiliki
kelebihan daripada PM Software pada umumnya. Kelebihan dalam fungsional khusus
MS-Project antara lain :
1.
Feature MS-Project Database dengan
fungsi :
a.
Database menyimpan detail proyek
b.
Adanya informasi untuk kalkulasi dan
perawatan jadwal, biaya maupun sumber daya
c.
Baseline atau membuat sebuah rencana
proyek
d.
Dapat membandingkan baseline dan
perubahan dan dapat menjadi alat simulasi.
2.
Perhitungan bisa langsung dihasilkan dan
diperlihatkan
3.
Analisa PERT dapat menghasilkan estimasi
biaya dan juga jadwal (feature MS-Project Server dibeli secara modular saat
pembelian software)
Perkembangan
PM Software begitu cepat dengan adanya penambahan feature maupun fungsi yang
ada, oleh karenanya banyak proyek
manajer tertinggal dengan segala informasi pada software itu sendiri jika tidak
mencari modul atau informasi tentang software yang bersangkutan.
Terkadang
pembuat order dalam suatu proyek sering melakukan perubahan requirements yang
menjadikan sistem sebuah proyek bersifat dinamis, maka koordinasi antar unit
kerja dalam proyek sangat ditekankan utnuk hasil lebih maksimal.
BAB III
KESIMPULAN
Proyek manajemen
perangkat lunak atau disebut juga PM
Software yaitu aktifitas perancangan dan
pengontrolan membuat prangkat lunak dalam jangka waktu tertentu untuk memenuhi
kebutuhansuatu organisasi.
Kegunaan pm software
antara lain; memudahkan sebuah organisasi dalam pembuatan
rangkaian kerja tanpa harus menyusun secara manual, dapat menggunakan PND (Project Network Diagram) untuk
mengontrol berjalannya sebuah proyek dan constraints terhadap jadwal, sumber
daya serta ruang lingkup, penjadwalan, biaya serta penghitungan waktu kerja
lebih mudah di buat, komunikasi serta koordinasi dalam sebuah multi proyek
lebih dipermudah.
Pembagian
proyek dan pm software meliputi; proyek kecil, proyek besar dengan koordinasi,
dan multi proyek. Microsoft Project atau biasa disingkat MS-Project adalah
sebuah pm software yang memiliki
kelebihan daripada pm software pada
umumnya. Kelebihan tersebut diantaranya; feature MS-Project Database,
perhitungan bisa langsung dihasilkan dan diperlihatkan, dan analisa PERT dapat
menghasilkan estimasi biaya dan juga jadwal.
DAFTAR
PUSTAKA
Manajemen Proyek dalam 10 menit; Jeff Davidson (terjemahan oleh
Sisnuhadi); Penerbit Andi Yogyakarta 2000, ISBN buku asli 979-533-733-5.